近日,绍兴市财政局实施的《深化电子凭证会计数据标准试点,助推企业财务数据电子化标准化规范化应用》,成功入选绍兴市第一批营商环境最佳实践案例。其中,作为绍兴市试点企业代表、合思档案客户企业海亮教育集团已成功完成财政部制定的电子凭证试点线上验证工作,并通过试点改造,推进数字化转型最后一公里建设。
绍兴市财政局会议上,海亮教育集团财务管理中心副总监&浙江皓亮智享信息技术咨询有限公司总经理鲁丽军分享电子会计档案转型实践。鲁丽军介绍,2022年海亮教育集团正式启动了合思电子会计档案项目,2023年申请纳入浙江省试点单位,一年累计电子凭证60万+凭证量,银行回单36万+单据量,大大降低了打印成本。
鲁丽军表示,海亮教育集团财务会计档案电子化改造后,大大节约了物理存储空间和维护成本,有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。
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财务+科技,让财务更简单
海亮教育集团于1989年成立,2022年集团营业收入达到2200亿,同时上榜世界500强、中国500强企业。随着海亮教育蓬勃发展,财务共享的模式正式开启。
? 2017年11月,海亮教育集团正式成立了财务共享中心;
? 2018年到2021年,完成费用报销1.0到4.0的迭代升级;
? 2022年,正式启动财务数字化转型并完成智能财务五大系统的全面上线,这一年,海亮教育集团选择与合思共建电子会计档案系统,完成数字化转型的最后一块拼图;
? 同年,皓亮智享正式独立公司化运营,财务共享中心承接的任务也实现爆发式增长,真正地做到“财务+科技”,让财务变得更简单;
? 2023年海亮教育集团申请纳入浙江省试点单位,携手合思档案共同探索,大大降低了打印成本,在通往真正实现无纸化的道路上迈出关键一步。
在鲁丽军看来,科技赋能,体现在用先进的工具提升效率——从业务事项系统到智能财务系统,再到目前的数字应用平台,海亮教育集团已完成了全链条打通。借助合思档案,海亮教育集团的财务数字化系统升级到4.0版本,实现了全流程的优化,极大提升了财务工作时效和质量。
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做好服务,财务组织的核心关键
提到合思,鲁丽军的评价是,“敏捷、专业”。“例如在合思费控系统上线时,面对的是全集团1万多名教职工,我们对于服务响应要求时效是非常高的。上线前,很多财务同事都非常害怕在这个过程中我们的服务掉链子,过程中我们协同合思一同推进海亮教育的‘服务台’,让我们的教职工在第一时间能够真正的找到我们。”
在财务产品与服务方面,海亮教育集团的财务部门有自己的特有理念——注重用户体验,真正站在用户视角。因此,海亮教育集团建立了“用户反馈机制”,确保用户可以随时找到财务。在海亮教育集团,服务时效、服务满意度也纳入财务部门考核指标,所有的财务人员都是服务人员,这也让业务部门真正感受到财务共享带来的便利与高效。对于常规问题、高频问题,财务部门也不断提炼,并构建一击即中的“问题知识库”,确保用户在第一时间能够在服务台中快速完成自助解决。
通过组织变革与量化运营,海亮教育集团财务部门引入小组积分激励制度,量化运营维度,让积分说话,让激励实时——积分激励公开排名、公开表扬、公开激励,考核激励向绩优者倾斜,给“火车头”加满油。
此外,2023年,海亮教育集团正式启动建设了皓亮智享的知识库,将隐性知识显性化,将储存在部分同事头脑中的知识充分共享,消除知识盲区,打破部门认知隔阂,真正做到上下同心、组织共进。
