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PAGE 17 第二章 能力测试参考答案 ××商贸公司的小程刚刚接任专职档案员的职务就遇上了接收归档文件工作。公司办公室的文书管理员小陆将处理完的文件交给了小程，让他进行鉴定、整理，说以往公司的立卷归档工作就是这么做的。 根据案例所提供的情况，请思考下列问题： 1.该公司这种文件归档工作的做法是否符合国家的规定？为什么？ 2.小程在文件归档工作中的职责有哪些？ 3.小程应按照哪些程序接收公司的归档文件？ 参考答案 （1）ⅩⅩ商贸公司将处理完毕的文件交给档案员进行鉴定、整理的做法不符合国家的规定。 《机关档案工作条例》第十一条规定：“机关应建立健全文件材料的归档制度。凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门归档。机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交有关部门整理、立卷。” （2）小程作为专职档案员，在文件归档工作中的主要职责有： 第一，监督文件的形成过程。 第二，督促归档制度的落实。 第三，指导文书部门的立卷归档工作。包括：协助单位确定立卷地点和分工立卷的范围，参与编制文件立卷方案，对立卷操作进行业务指导，对归档案卷质量进行检查。 第四，开展零散文件的收集工作。 （3）小程接受本公司归档文件的程序是： 第一，依据案卷目录、卷内文件目录对案卷及卷内文件的数量进行核对和检查，同时根据归档要求检查案卷的质量；对不合格的案卷，要求文书部门重新返工整理。 第二，案卷检查合格后，填写案卷移交清单，与移交人员履行签字手续。移交清单应该填写一式三份，一份由文书部门或业务部门存查；另外两份保存在档案部门作为检索工具和全宗卷的材料。 第三章 能力测试参考答案 ××食品集团公司下属若干分公司，其分公司可以独立行使职权，能够以自己的名义对外行文，设立独立的财务，但人事由总公司代管。 根据上述情况，请思考下列问题： （1）该食品集团下属的各分公司是否为立档单位？为什么？ （2）该食品集团下属的各分公司能否为立档单位与其档案有何关系？ 参考答案： （1）该食品集团下属的各分公司均为立档单位。因为它们可以独立行使职权，能够以自己的名义对外行文，符合立档单位的主要构成条件。 （2）如果该食品集团下属的各分公司是一个立档单位，那么，它们形成的档案就可以构成独立全宗；反之，则不能构成独立全宗。 2.××商贸集团内部机构健全，很少调整内部机构，各内部机构的档案分别处理，界限较明确。 根据上述情况，请思考问题：该公司的档案采用何种复式结构分类方法为宜？ 参考答案： ××商贸集团的档案适合采用年度——组织机构分类法。 3.××化妆品总公司档案室接收了所属被撤销分公司的全宗。该立档单位情况是：成立时间较短，内部机构数量少，内部机构之间的职能分工界限不清；该立档单位档案的状况是：由于文书立卷工作不到位，致使文件分类不明确，部分文件尚未立卷；即使已经组好的案卷也存在组卷不合理、卷内文件秩序混乱、卷内编目和案卷题名不符合要求等严重质量问题。 根据上述情况，请思考下列问题： （1）XX总公司档案室是否需要整理该全宗的档案？ （2）对该全宗档案进行整理所涉及的工作范围。 （3）策划和安排对该全宗档案的整理程序和内容。 （4）该全宗档案适合采用哪种分类方法？为什么？ 参考答案： （1）该总公司档案室需要对接受的分公司的全宗进行整理。 （2）根据上述情况，该全宗档案的整理属于局部调整的范围。 （3）该全宗档案整理的程序和内容是： ·对分类情况进行分析，确定分类方法，对归类不准确的文件或案卷进行调整。 ?对部分未立卷的文件进行组卷，对组卷不合理的文件进行调整。?进行卷内文件的排列和编号，编写卷内目录和备考表。 ?拟写（修改）案卷题名，案卷装订（装盒）。 ?对全部案卷进行案卷排列和编号。 ?填写案卷封面。 （4）该全宗档案适合采用问题——年度分类法，或者年度——问题分类法。 第四章 能力测试参考答案 1.××服装公司在进行文件归档鉴定时发现：年度综合统计报表、季度报表、月份报表都很齐全；而在总结类文件中，缺少年度总结，只有季度总结和一些单项工作总结；有一份本单位职工代表大会的工作报告定稿遗失，现存的只有草稿。 根据上述情况，请思考下列问题： （1）该单位统计类文件的价值如何判定？为什么？ （2）该单位总结类文件的价值如何判定？为什么？ （3）该单位职工代表大会工作报告的草稿需要留存吗？为什么？ 参
