机关档案工作是一个机关工作的组成部分，机关档案工作的重点在机关档案室。机关档案室是管理本机关档案的内部组织机构，主要服务于本机关的工作、生产或科研等活动。机关档案室所收藏与积累的档案，不仅对本机关的工作或生产具有利用查考价值，而且其中具有国家和社会保存价值的档案，还是国家档案资源的重要来源。
机关档案工作的基本职能主要有：对本机关各部门形成的文件、资料的形成、积累、立卷、归档工作进行监督和指导；负责集中统一管理本机关各种门类和载体的档案以及有关资料，对档案实行科学的管理，积极提供利用，为机关各项工作服务；为党和国家积累档案财富，按规定将具有长远保存价值的档案向档案馆移交；在统一领导、分级管理的原则下，对所属单位的档案工作进行监督和指导；贯彻执行档案工作的法律、法规及各项相关的方针政策，建立健全机关档案工作的各项规章制度，办理有关领导交办的其他相关的档案业务工作。
到2001年底中央国家机关档案室有111个。2000年度各省、自治区、直辖市直属机关有档案处（科）428个，档案室2663个；现有全部专职人员3733人，兼职人员11983人；室存全部档案有全宗9440个，案卷22263747卷，以件为保管单位的档案4044676件，照片档案1330339张，底图3146614张；缩微胶片有平片294873张，开窗卡30456张，卷片11902米；室存资料1492656册，年利用档案544008人次、1615045卷件次；档案室库房建筑面积总合197824平方米。
全国各级机关档案部门把积极主动地为党的建设服务，作为档案工作服从并服务于党和国家工作大局的一项重要任务。全国各级机关档案部门为党和国家工作大局提供服务，既把握好党和国家的中心工作，又抓住机关的基本职能和工作重点，将两个工作层面结合起来。中联部档案处围绕建党80周年，大力宣传党的对外工作，编辑出版了大型画册《和平 发展 进步——中国共产党对外友好交往》，江泽民总书记为画册题写书名，乔石同志任特邀顾问，该画册被新闻出版署列入建党80周年百部图书之一; 外交部档案馆结合党和国家的重要纪念活动，编辑了大型出版物《新中国外交五十年》，江泽民总书记题写书名，钱其琛副总理、唐家璇外长作序，被新闻出版署列入百种重点图书之一; 教育部档案处与中央电视台联合拍摄了电视专题片《千秋基业——邓小平与中国教育》，荣获新闻出版署首届“国家音像制品奖”。北京、上海、天津、河北、山西、湖北、广东、四川、云南等地档案部门都通过举办展览、公布档案史料、发表纪念文章等多种形式的纪念活动，充分展示我们党领导亿万人民进行革命、建设和改革所取得的巨大成就。
